Solo aquellos que han trabajado en la gestión de eventos saben realmente lo complicado que puede llegar a ser coordinar todos los aspectos necesarios para que todo salga bien. Hay cientos de detalles a tener en cuenta y algunos errores que deberíamos evitar. Por eso, en esta ocasión vamos a adentrarnos un poco más en el complejo pero bonito mundo de organizar y gestionar eventos.
¿Qué es la gestión de eventos?
Con este nombre definimos a todo el conjunto de actividades de diseño, planificación y producción o ejecución de festivales, ceremonias, fiestas, convenciones, congresos y reuniones o eventos de cualquier tipo. Siempre de acuerdo con el presupuesto previsto y con el cronograma marcado por el cliente.
A la hora de abordar la gestión y organización de eventos hay que tener en cuenta que existen diferentes tipos de reuniones. Cada una de ellas tiene un objetivo y una naturaleza diferente, lo que obliga a que toda la actividad de planificación y puesta en marcha del evento se adapte a ellos.
Incluso dentro de los eventos de la misma naturaleza nos encontramos con diferentes versiones. Un caso claro es el de los diferentes tipos de eventos de empresa. No es lo mismo organizar una convención de trabajadores que preparar una fiesta para celebrar el 50º aniversario de la compañía.
Exactamente lo mismo ocurre con los eventos privados. Si partimos del ejemplo de una boda, ya podemos hacernos una idea de que todas las que organicemos van a ser diferentes.
¿Qué implica esto? Que en el trabajo del organizador de eventos la personalización del servicio es un factor clave. Hay que darle a cada cliente justo lo que necesita, partiendo de la base de que las necesidades de cada cliente serán totalmente diferentes.
Claves para conseguir el éxito en la gestión de eventos
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Conocer el objetivo
Antes de poder empezar a trabajar, el organizador debe asegurarse de que tiene bien claro qué es lo que se quiere conseguir con el evento que se le ha encargado. Esta fase es vital, puesto que de la finalidad de la reunión dependerán factores claves como la elección del formato del evento, ya sea virtual o híbrido.
Planificación
Una vez que el objetivo está claro es momento de pasar a la planificación. Es quizá la tarea más importante que asume un profesional de la gestión y organización de eventos. Una buena organización lleva tiempo, pero cuanto mejor esté hecha más garantías existen de que el evento sea luego un éxito.
No obstante, es importante tener en cuenta que siempre pueden surgir imprevistos, así que dentro de la estrategia planificada debe existir un cierto margen de flexibilidad.
Un aspecto fundamental de la planificación es el retrotimming o planificación hacia atrás para poder calcular el tiempo que se puede o debe dedicar a cada una de las fases en las que se ha dividido la organización.
Por supuesto, en ningún momento debemos perder de vista el presupuesto. Todas las acciones que se han previsto llevar a cabo dentro del plan de organización deben estar dentro del presupuesto marcado por el cliente. Si no existe un buen ajuste habrá que hacer cambios hasta que el planning de organización permita celebrar el evento con el dinero destinado por el cliente a él.
Organización y puesta en marcha
Tras la planificación toca pasar a la acción. En esta fase hay que empezar a ponerse en contacto con los diferentes proveedores de servicios que intervendrán en el evento virtual o híbrido y definir un cronograma de actuación para que todo esté listo a tiempo.
También es importante tener una guía para tener claro cómo se va a llevar a cabo el evento ya sea virtual o híbrido, y seguir todas las pautas.
Lo que no puede faltar nunca es la labor de seguimiento y coordinación, supervisando que se van llevando a cabo todas las labores necesarias y se van cumpliendo los plazos.
Realización del evento
El día D hay que asegurarse de que todo sale a la perfección durante la ejecución del evento. Habrá que cuidar cada detalle y resolver cada pequeño (o gran) problema que pueda llegar a surgir.
El día de realización del evento suele ser un momento de mucho estrés, pero debemos ser capaces de mantener la calma para poder tomar buenas decisiones y para que nuestra actitud ayude también a calmar los nervios del cliente que celebra el evento.
Evaluación de resultados
Cuando la reunión termina el trabajo del especialista en gestión de eventos todavía no ha finalizado. Le queda por delante la labor de evaluación o análisis para medir los resultados obtenidos.
Si se trata de un evento de tipo empresarial o comercial es imprescindible calcular el ROI o retorno de la inversión, para que el cliente sepa si ha cumplido los objetivos que buscaba al celebrar el evento.
Errores que no debemos cometer al organizar un evento
Al organizador de eventos se le presuponen muchas cualidades personales, pero si hay algo que debes ser si quieres triunfar en este campo es organizado.
Muchas veces los grandes fallos en los eventos están causados por una falta de organización. De ahí la importancia de hacer una planificación lo más detallada posible, dedicándole todo el tiempo que haga falta. Nunca veas esta tarea como una pérdida de tiempo, sino todo lo contrario.
Otro gran error es la falta de coordinación entre el equipo de trabajo. Esto suele estar causado por una desinformación. Muchos miembros del equipo se centran en su tarea y no controlan los cronogramas de trabajo de otros compañeros, así puede ocurrir que mientras el personal de catering ya está disponiendo la comida todavía no se haya hecho la decoración.
Por eso, es fundamental que todo el mundo conozca el cronograma completo del evento en cuestión y que cada miembro del equipo sepa lo que están haciendo el resto de compañeros en cada momento, así habrá una mejor coordinación.
Por último, no olvides nunca que si quieres ser un buen organizador de eventos debes ser una persona con nervios de acero y no dejarte llevar por la presión. Tener siempre un plan B te ayudará a evitar grandes desastres, ya que improvisar puede ser un gran error.
Software de gestión de eventos: el mejor aliado
Ya hemos visto que la organización y la planificación son fundamentales en este negocio. Pero para poder planificar bien las cosas necesitas herramientas que hagan más fácil tu trabajo. Por suerte, hoy en día las nuevas tecnologías pueden ser nuestras mejores aliadas.
Un ejemplo claro es la tecnología de Meetmaps, una plataforma con la que puedes hacer la gestión integral de tu evento virtual híbrido o presencial, desde la gestión de asistentes a través del registro online, hasta la medición de resultados.
Lo bueno de este tipo de herramientas digitales es que están preparadas para que puedas trabajar tanto online como offline, permitiéndote tomar decisiones y hacer cambios en cualquier momento y lugar.
La información se actualiza de forma inmediata, así que cada vez que un miembro del equipo cambia algún dato el resto pueden verlo en el momento. Esto evita muchos errores de falta de coordinación y reduce el estrés de todo el equipo.
Incluso permiten realizar de forma automática la monitorización de resultados, lo que supone un notable ahorro de tiempo a la hora de dar por finalizado el servicio prestado.
Ya lo sabes, si quieres ser un organizador de eventos exitoso, no te puede faltar un software de la mejor calidad que haga tu trabajo más sencillo y más eficaz.