Mejores momentos para enviar email marketing en la organización de eventos

Organizar un evento es una tarea que requiere tiempo y esfuerzo, ya que va desde la elección del venue hasta la coordinación de todos los servicios para garantizar su éxito. Pero no basta con que la logística esté bien resuelta si no se cuenta con una estrategia de marketing que atraiga a la mayor cantidad de público posible. En la era digital en la que nos encontramos, el email marketing se ha convertido en una herramienta clave a la hora de promover eventos de manera rápida, masiva y con un coste bajo. ¿Quieres saber cuáles son los mejores momentos para enviar email marketing en la organización de eventos y aprovechar al máximo esta estrategia? ¡Sigue leyendo para no perderte nada!

¿Cuáles son los mejores días para enviar email marketing en la organización de eventos?

El ciclo de vida de un evento marca diferentes momentos estratégicos para el envío de emails que nos ayuden a maximizar la conversión. Estos momentos son:

Antes de la preventa: La preventa es un periodo especial donde se ofrecen acreditaciones del evento a un precio preferencial a un grupo determinado de personas (fans, tarjetahabientes de entidades financieras, miembros VIP). Enviar correos en esta etapa ayuda a crear expectativa, generar el efecto FOMO (Fear Of Missing Out) y asegurar la compra anticipada valiosa. La clave está en despertar la emoción e interés antes que la competencia.

Durante la venta general: En esta fase, es crucial mantener vivo el interés de los asistentes recordándoles constantemente la fecha, el lugar, los ponentes invitados y los beneficios del evento. Los emails deben incluir información clara, imágenes y videos que transmitan la energía del evento para incentivar la compra.

Recordatorios previos al evento: A medida que se acerca la fecha del evento, los correos que enviemos pueden servir como aclaradores de dudas, dando información práctica como ubicación, horarios de apertura, recomendaciones de acceso, etc. Es importante que estos emails tienen que enviarse con el suficiente tiempo para que los asistentes puedan planificar bien su llegada y así evitar cualquier imprevisto de última hora.

Después del evento: Una vez finalizado el evento, el email debe cumplir con la función de agradecimiento, resumen visual con fotos y videos, y promoción de futuros eventos para fidelizar y mantener la conexión con los asistentes.

 

🗓️ Respecto a los mejores días y horarios para enviar estos correos, la tasa de apertura en los entornos B2B suele ser los martes y los jueves, con una mejor recepción en el horario matutino. Por ello, programar las comunicaciones en estos momentos puede incrementar significativamente el alcance y efectividad de tus campañas.

¿Cómo personalizar tus campañas de email marketing según el journey del asistente?

El journey mapping es una herramienta fundamental en el email marketing para organización de eventos. Consiste en mapear el recorrido completo que hace un asistente desde el primer contacto con el evento hasta después de que este haya terminado. Entender que los asistentes viven diferentes momentos y tienen necesidades específicas en cada etapa del evento es la clave para personalizar y maximizar la conversión en tus campañas. Para conseguirlo, la segmentación debe basarse en el ciclo de vida del asistente:

• Envía emails con contenido exclusivo y personalizado para insiders, VIPs y quienes ya han completado un pre-registro, reforzando su compromiso y aumentando la tasa apertura de los emails de tus eventos.
• Diseña campañas específicas con mensajes claros que fomenten el registro y generación de interés.
• Dirige comunicaciones personalizadas sobre los distintos expositores, resaltando su participación y las oportunidades de networking que estos ofrecen.

La automatización en el email marketing de eventos juega un papel clave para controlar esta segmentación de forma eficiente. Puedes programar envíos adaptados a cada fase del journey, personalizando CTAs y contenidos según el perfil y momento del asistente. La experiencia mobile first es indispensable, ya que la mayoría de personas abre los emails desde dispositivos móviles.

Herramientas inteligentes como Meetmaps facilitan este proceso al centralizar la automatización y personalización de campañas, permitiendo crear journeys personalizados, gestionar segmentos detallados y enviar mensajes en los mejores momentos email marketing eventos, todo desde una sola plataforma. Así, no solo consigues optimizar recursos, sino que potencias la efectividad y el impacto de tus campañas email marketing organización eventos.

¿Qué tipos de emails son esenciales en una campaña de email marketing para eventos?

Para asegurar una comunicación fluida y efectiva durante todo el proceso, debes incluir diferentes tipos de emails:

• Invitaciones personalizadas y atractivas: Con claims que generen ganas inmediatas de participar y aprovechen el efecto FOMO (Fear Of Missing Out).
• Confirmaciones automáticas de registro: Para reforzar la seguridad de la inscripción y aportar más confianza al asistente.
• Recordatorios previos con mapa y recursos: Ayudan a que los asistentes estén bien informados y tranquilos antes de la fecha.
• Correos interactivos: Que integren videos, links directos y resalten puntos claves de la agenda para mantener el interés vivo.
• Emails post-evento: Con encuestas para recoger feedback, agradecimientos y anuncios de próximos eventos o ediciones para nutrir la relación.

Respecto a la frecuencia, la recomendación general es enviar correos al menos una vez al mes antes del evento y aumentar a una vez a la semana durante la fase de venta para no saturar y evitar que la audiencia se sienta abrumada.

¿Cómo medir el éxito de tus campañas de email marketing para eventos?

Medir es clave para poder ajustar y optimizar en tiempo real. Algunas de las métricas esenciales incluyen:

• Tasa de apertura: Indica cuántos destinatarios abrieron realmente tus correos.
• Tasa de clics: Muestra el nivel de interacción con los enlaces que incluyes en tus mensajes.
• Tasa de conversión: Qué porcentaje de personas completa la compra de entradas después de recibir el email.
• Retorno de inversión (ROI): Relación entre lo invertido en la campaña y los ingresos generados.
• Número total de entradas vendidas: Resultado final que refleja el éxito global.

Errores comunes y mejores prácticas

⚠️ Evita enviar correos con demasiada frecuencia para no agobiar a tus destinatarios ni aumentar las bajas de suscripción.

💡 Segmenta bien tus listas para que cada persona reciba contenido relevante según su perfil y etapa del ciclo.

⚠️ No descuides el diseño móvil: la mayoría abre emails desde smartphones, y un email mal adaptado pierde eficacia.

💡 Personaliza líneas de asunto y contenidos para captar la atención y mejorar tasas de apertura.

Así entonces, el email marketing es una herramienta poderosa para impulsar la promoción de eventos y aumentar la venta de entradas con una inversión eficiente. Identificar los mejores momentos para enviar tus correos, personalizar los mensajes según el journey del asistente y medir resultados con métricas claras convierte cada campaña en una oportunidad exitosa.

Si buscas simplificar la gestión de tus eventos y llevar la organización a otro nivel, Meetmaps es tu aliado ideal. Centraliza, automatiza y hace sencillo cada paso del proceso, desde el primer contacto hasta el cierre final. Olvídate del estrés y disfruta de un evento donde cada detalle suma.

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