Índice de contenidos
Organizar el registro de eventos con software es mucho más que crear un formulario: es la llave para una experiencia fluida y una conversión exitosa de los asistentes. Si buscas minimizar errores, agilizar el proceso de inscripciones y garantizar que cada asistente se lleve una buena primera impresión, este artículo es para ti.
En el post de hoy, repasaremos por qué el proceso de registro es tan crucial, qué errores debes evitar, los mejores tips para mejorar la conversión en el registro de eventos y cómo configurar cada paso desde un solo lugar. ¡Sigue leyendo para no perderte nada!
¿Qué es el registro de eventos?
El registro de eventos es el proceso que permite a los asistentes inscribirse, proporcionar sus datos y conseguir su entrada a cualquier tipo de evento (presencial, híbrido o virtual). Es el primer punto de contacto entre tu evento y los participantes, por lo que marca el inicio de su experiencia. Un buen proceso de registro no solo recopila información, sino que también segmenta asistentes, automatiza el acceso y facilita la comunicación personalizada antes, durante y después del evento.
Utilizando un software de eventos para el registro, puedes controlar desde la personalización del formulario hasta el envío automático de emails, pasando por un acceso seguro con QR y una gestión eficiente de toda tu base de asistentes, todo desde una única plataforma que centraliza y simplifica todos los procesos.
¿Cuáles son los errores más comunes al configurar un formulario de inscripción de eventos?
A pesar de la tecnología, hay varios fallos que se repiten en muchos eventos. A continuación, te dejamos los más comunes:
- Formularios de registro demasiado largos o con campos innecesarios.
- Problemas de usabilidad: formularios poco intuitivos o no adaptados a dispositivos móviles.
- Falta de integración: uso de herramientas separadas para el registro y control de accesos.
- Errores en los datos de inscripción debido a procesos manuales.
- Falta de confirmación automática por email o comunicación clara tras la inscripción.
- Falta de filtro de información relevante (por ejemplo, alergias, tipo de acceso, descuentos….
- Colas largas y tiempos de espera en el check-in por no digitalizar el acceso.
¿Qué tips seguir para evitar fallos y mejorar la conversión en el registro?
Una vez vistos los errores más comunes, te dejamos a continuación algunos trucos clave para optimizar el registro evento y maximizar la conversión:
- Hazlo corto y simple: Cuanto más rápido e intuitivo sea rellenar el formulario de registro, más alta será la tasa de inscripción.
- Personaliza el recorrido: Utiliza el branding de tu evento y dirige preguntas relevantes según tipo de asistente o entrada.
- Diseño responsive: El registro debe funcionar perfectamente en móvil y desktop.
- Automatiza confirmaciones y recordatorios: Envía emails automáticos tras el registro y mantén a los asistentes informados.
- Incluye varios métodos de pago y códigos descuento: Facilita la reserva y motiva la conversión.
- Comunicación clara de privacidad: Informa desde el primer momento sobre el uso y protección de los datos personales.
- Filtra y segmenta a los asistentes: Así podrás crear mensajes o experiencias a medida y mejorar la organización interna.
- Apóyate en herramientas integrales: Centraliza todos los procesos y reduce errores con un EMS integral como Meetmaps.
💡 Tip: Una landing atractiva, información clara sobre el evento y testimonios de ediciones anteriores pueden aumentar la tasa de conversión.
¿Cuáles son los 5 pasos para configurar el registro de tu evento con un EMS?
Primer paso: Elaborar tu base de datos de asistentes personalizada
Personaliza el listado de asistentes a tus eventos mediante una importación sencilla y ágil de tu base de datos gracias al uso de un Event Management Software como el de Meetmaps.
Segundo paso: Crear un formulario de registro con tu branding
Elabora el formulario de registro para la entrada a tus eventos de forma personalizada para cada asistente y además, utiliza el branding e imagen de tu marca.
Además, mediante el uso de un software para eventos, podrás configurar el título, la descripción y toda la información que consideres necesaria para dar a los asistentes de tu evento en el momento del registro.
Cuarto paso: Vende productos en el formulario de registro al evento
El formulario de registro también puede ser un canal para promocionar tus productos corporativos o relacionados con el evento, incentivando la compra y fortaleciendo el engagement con tu marca.
Quinto paso: Organiza y gestiona a los asistentes al evento desde la misma plataforma
El uso de un EMS como el de Meetmaps garantiza la unicidad de todos los procesos de organización y gestión en la misma plataforma, es decir, es un software all-in-one.
A través de este, podrás gestionar como centro de control todo aquello que desees en torno a tu evento, así como también importar invitados, gestionar inscritos e incluso enviar email masivos.
Otras funcionalidades clave de un EMS para el registro de eventos
- Personalización de los campos del formulario: elaboración de distintos campos a rellenar para cada asistente y así personalizar el itinerario de este en el evento.
- Envío de email de confirmación: creación de un envío automático a enviar cuando el asistente haya rellenado el formulario de registro, como email de confirmación.
- Incluye distintos modos de pagos para las entradas a tu evento: añade un precio en la inscripción del evento e incluso, añade códigos de descuento en estos para asistentes concretos.
- Cumple con el nuevo Reglamento General de Protección de Datos: configura la inscripción siguiendo con la normativa europea sobre protección de datos, para así garantizar la seguridad y privacidad de los datos de tus asistentes.
- Segmenta la lista de asistentes a tu evento: filtra la base de personas registradas a tu evento y crea grupos distintos de asistentes para personalizar su recorrido en el evento.
Dedicar tiempo a optimizar el registro de eventos con software no solo facilita tu trabajo, también mejora la experiencia de tus asistentes desde el primer clic. Recuerda: cuando el proceso de registro es ágil, sencillo y personalizado, todo fluye mejor en el evento y tú puedes centrarte en lo que de verdad importa: crear momentos memorables.
Si buscas dar el salto a una gestión inteligente y olvidarte de los malabares entre plataformas, Meetmaps es tu aliado para centralizar la organización y transformar el registro de tus eventos en el paso más sencillo y potente de todo el proceso. Dale una oportunidad a la planificación sin estrés y disfruta de un evento donde cada detalle suma, ¡desde antes de que empiece!
¿Preparado para empezar? Pide tu demo y descubre por qué tantos organizadores están encantados con la experiencia Meetmaps. 🚀