Hoy en día los eventos híbridos están ganando popularidad, ya que la asistencia a estos es mucho más cómoda y accesible para cualquier persona, y con la incertidumbre de la presencialidad, se puede jugar a la combinación de virtual y físico.
Ante los cambios constantes en relación a la celebración de eventos, las restricciones y las medidas de seguridad sanitaria, organizar un formato híbrido es la mejor opción, que se adapta a las situaciones de cada ciudad y cada asistente.
Los eventos de modalidad híbrida no solo son una opción conveniente tanto para los organizadores de eventos como para los asistentes, sino que también brindan muchos más beneficios que los encuentros presenciales y virtuales nos ofrecen.
Índice de contenidos
¿Qué significa evento híbrido?
Un evento híbrido es la solución perfecta para aquellos eventos que se pueden llevar a cabo de manera efectiva tanto presencial como virtualmente. Algunos de estos podrían ser ferias, conferencias, reuniones internas, presentaciones corporativas, formaciones, etc.
Estos eventos también son soluciones útiles cuando muchos de sus asistentes que normalmente asistirían en persona no pueden hacerlo.
¿Cómo son los eventos híbridos?
El modelo habitual de eventos híbridos gira en torno a un grupo presencial más pequeño y un grupo virtual más grande que atrae a todos los asistentes. Un evento híbrido puede ser tan complejo o tan simple como desee el organizador del evento.
Una configuración simple con Zoom podría ser una opción, pero para un evento programado, más completo, o de varios días, es esencial ir más allá de una simple transmisión en vivo y elegir una buena plataforma para eventos híbridos que permita organizar un formato personalizado y a medida. De lo contrario, es fácil que los asistentes virtuales se sientan abandonados, ya que generalmente los usuarios presenciales y virtuales deben tener una atención concreta y trabajada por separado.
Se debe asegurar el valor digital en los eventos híbridos para que sean realmente exitosos, como por ejemplo, la presentación del contenido, el networking, la interacción en directo, el streaming con presentaciones, etc.
¿Por qué deberías realizar un evento híbrido?
Descubre cómo un evento híbrido puede beneficiar tu empresa.
Mayor alcance y asistencia
Una de las mayores ventajas de un evento híbrido es ofrecer una experiencia enriquecedora a los asistentes para una audiencia más amplia.
Los eventos híbridos son recursos útiles cuando muchos de sus asistentes que normalmente asistirían en persona no pueden hacerlo. Algunas situaciones en las que se pueden encontrar los usuarios son:
- El asistente no puede o no quiere viajar debido a problemas de salud o seguridad.
- La organización del asistente tiene gastos de viaje limitados y no puede viajar al evento.
- El lugar donde organizará la parte presencial del evento tiene limitaciones de aforo.
Mayor compromiso con la audiencia
Mediante el uso de herramientas virtuales, programación e intercambio de información, sus asistentes se van con más conocimiento que un evento tradicional en persona.
Al proporcionarles recursos adicionales, contenido e interacción digital en vivo, los asistentes virtuales y en persona estarán completamente comprometidos entre sí y más atentos.
Capacidad para volver a ver y compartir información
En el caso de los eventos híbridos, estos presentan lo mejor de la tecnología y mejoran el intercambio de información para todos los asistentes.
Las plataformas virtuales almacenan sesiones pregrabadas y en vivo para un fácil acceso después de que finaliza el evento, lo que permite a los asistentes volver a visitar y compartir el contenido que encontraron más valioso.
Disponible para presupuestos de cualquier tamaño
En el caso de los eventos presenciales pueden consumir recursos cruciales para la empresa. Sin embargo, añadir la opción virtual ofrece una oportunidad ilimitada de llevar la organización de eventos a un nuevo nivel y aumentar su impacto sin doblar su presupuesto.
Más oportunidades de patrocinio
La participación online es una vía atractiva para que otras empresas aprovechen los acuerdos de patrocinio. Al encontrar patrocinadores para el evento, se reducen los costes y aumenta su reconocimiento.
Mejor retorno de la inversión
Al utilizar una plataforma virtual junto con su evento en vivo, se reducen los costes operativos, generando un grupo de clientes potenciales más grande y expandiendo el alcance del evento para una mejor experiencia del evento.
Métricas y conocimientos más amplios
La ventaja de las herramientas virtuales es la meticulosa recopilación de datos que brinda información única sobre la participación de la audiencia, y que puede trasladarse al marketing y otras operaciones comerciales.
Feedback a tiempo real
Estos eventos híbridos permiten tener un feedback a tiempo real de los participantes, aportando información relevante que permite a los organizadores tomar decisiones estratégicas sobre el desarrollo del propio evento.
Los eventos híbridos se ajustan a las normativas sanitarias del COVID-19
La industria de eventos sin duda se ha visto sacudida por la pandemia, pero ahora los event planners tienen la opción de aportar a sus asistentes una experiencia positiva y enriquecedora con eventos en un formato híbrido.
Según “Recomendaciones para eventos y actividades multitudinarias en el contexto de nueva normalidad por covid-19” de la Dirección General de Salud Pública, en la fase operativa de los eventos se deben cumplir los siguientes requisitos:
• Adaptar el lugar donde se desarrolla el evento: reforzar protocolos de limpieza y desinfección, facilitar la utilización adecuada de los baños, mejorar la ventilación, modificación de los puntos de acceso, señalización de los espacios comunes mediante marcas de espera para facilitar el mantenimiento de la distancia física interpersonal.
Asegurar la disponibilidad de agua y jabón o solución hidroalcohólica para lavado de manos.
Instalar barreras físicas como mamparas o divisores en áreas donde es difícil mantener una distancia de seguridad, gestionar con medidas específicas la utilización de los servicios de restauración.
• Establecer recomendaciones adaptadas a las características de los asistentes:
Comunicar que no se asista al evento si se está en aislamiento, valorar en función del riesgo, no asistir si se pertenece a grupos vulnerables.
Es importante también mantener la higiene respiratoria, realizar higiene de manos, emplear mascarillas, mantener la distancia física interpersonal de 1,5 metros.
Evitar el contacto físico entre no convivientes, evitar aglomeraciones, evitar el uso compartido de objetos y mantener a las personas asistentes informadas.
• Reducir la duración del evento con el objetivo de reducir la duración e intensidad del contacto entre los participantes.
• Horarios de entrada y salida escalonadas y un uso escalonado de los espacios comunes.
• Asegurar una comunicación eficaz a los participantes (idioma, mensajes clave, etc.).
• Garantizar la coordinación y comunicación con los sistemas de vigilancia y alerta.
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