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Las habilidades y competencias que son exigibles a un organizador de eventos no son algo estático, sino que van variando a lo largo del tiempo. Un claro ejemplo de esto lo estamos viviendo ahora mismo. Con la pandemia de Covid-19 los eventos se han vuelto digitales, y por tanto los organizadores deben tener más que nunca competencias a nivel digital para poder seguir desempeñando su trabajo con éxito.
La gestión de eventos en la era digital
Puede que la forma de organizar eventos haya cambiado radicalmente en los últimos meses, pero la figura del organizador sigue siendo tan importante como antes o incluso más, porque las habilidades digitales de quienes quieren preparar un acto en versión online no suelen ser suficientes para garantizar el éxito del mismo.
El cambio de escenario no ha supuesto una modificación en las labores básicas del organizador de eventos, que sigue teniendo que afrontar tareas como encargarse del marketing, gestionar la lista de asistentes o preparar los medios materiales.
En el caso de eventos que son presenciales, la labor del organizador es ahora algo más compleja, puesto que tiene que asegurarse de que se cumplen en todo momento las recomendaciones de seguridad para evitar los contagios de coronavirus y de que se respetan las limitaciones de aforo.
Tratándose de eventos que se realizan de forma presencial y además se emiten vía streaming la organización se complica todavía un poco más, porque el organizador tiene que preparar dos eventos en uno: el presencial y el online.
Lo bueno es que la tecnología está de parte de los especialistas. En los últimos años han ido apareciendo nuevas herramientas que pueden ser de gran ayuda a quienes se dedican profesionalmente a la organización de eventos, pero es importante tener unas buenas habilidades digitales para poder sacarle partido a toda esa tecnología.
Habilidades digitales imprescindibles para organizar eventos
Buen conocimiento del mundo digital
Para poder manejar diferentes tecnologías y herramientas, el profesional debe tener primero una serie de conocimientos básicos sobre el mundo digital. El equivalente a “informática a nivel usuario” de los años 90 del siglo pasado.
Esto implica conocer y saber manejarse con herramientas básicas como el correo electrónico, las redes sociales, saber manejar la identidad digital tanto propia como la de las empresas para las que trabaja y, en definitiva, usar de forma eficiente los recursos y herramientas digitales que tenga a su alcance.
Conocer las herramientas más adecuadas
Además de software y apps especializadas para la gestión de eventos, hay una serie de herramientas digitales que pueden ser de gran ayuda a la hora de trabajar en equipo y repartir las tareas.
Desde Slack para agilizar las comunicaciones a Google Drive para compartir documentos en tiempo real o WeTransfer para enviar rápidamente archivos que pesen mucho sin recurrir al e-mail. El organizador debe conocer y manejar bien las herramientas que mejor le puedan servir en su trabajo.
Habilidades de comunicación
En plena era digital muchas veces las comunicaciones entre el organizador y su cliente, o entre el organizador y los proveedores o el organizador y su equipo de trabajo se dan también de forma digital. A través de mensajes instantáneos, mediante correo electrónico, videoconferencia, etc.
Estos medios agilizan las comunicaciones, pero también pueden hacer que en ciertos casos el mensaje no se llegue a entender del todo bien. Por eso, el profesional que utiliza los medios digitales para comunicarse debe ser un buen comunicador. Ser capaz de elaborar el mensaje de tal forma que su interlocutor lo pueda entender a la primera. Para ello tiene que ser muy claro y muy conciso.
Ser experto en relaciones públicas digitales
Un organizador de eventos debe ser siempre un buen relaciones públicas, y ahora debe actualizar esa habilidad y reconvertirse en un buen relaciones públicas digital.
Lo que se busca es crear una buena imagen para el evento usando únicamente los canales digitales. Con ello se aumenta la visibilidad y se consigue despertar un mayor interés en aquello que se está organizando.
Manejar el marketing online
Un buen organizador de eventos sabe que la clave del éxito está en rodearse de especialistas que sean de los mejores en su sector. Normalmente tendrá en su equipo de trabajo a profesionales del marketing digital que puedan encargarse de todo lo relativo a la promoción del evento antes, durante y después del mismo.
Sin embargo, un profesional de la organización de actos no puede ser ajeno a conceptos básicos del marketing digital. Tiene que tener los conocimientos suficientes como para determinar qué estrategia es mejor usar en cada caso, qué canales de comunicación emplear o entender un informe de monitorización.
Habilidades multitasking
El multitasking es la capacidad para asumir varias tareas a la vez, algo que le viene muy bien a los organizadores de eventos, ya que suelen estar sometidos a mucho estrés y trabajan siempre a contratiempo.
Las habilidades y herramientas digitales pueden ser de gran ayuda en este caso. Pero hay que afrontar siempre el multitasking con moderación, porque la ciencia nos dice que cuando intentamos hacer muchas cosas a la vez al final no nos estamos concentrando como deberíamos en ninguna de ellas, lo que puede llevar a resultados que no sean todo lo perfectos que se esperaban.
Por tanto, está bien aplicar las habilidades digitales para hacer varias cosas a la vez, pero no hay que abusar de ello.
Las habilidades clásicas son el complemento perfecto para las digitales
No todo es cuestión de tecnología y digitalización. Un buen organizador de eventos debe desarrollar habilidades digitales sin dejar de lado competencias clásicas que son esenciales para desarrollar esta profesión. Entre ellas destacan las siguientes:
Saber hacer una buena gestión del tiempo
La organización de eventos es una disciplina muy dinámica en la que siempre hay imprevistos y cambios de última hora. Gestionar bien el tiempo es fundamental para que, en caso de surgir algún inconveniente, este pueda ser solucionado lo antes posible y sin producir desajustes en el resto del itinerario de trabajo marcado.
Tener capacidad de organización
Tiene mucho que ver con saber hacer una buena gestión del tiempo. Detrás de un evento exitoso lo que hay es una buena organización de todos y cada uno de los aspectos que influyen en el mismo, desde los más a los menos importantes.
Dado que hay muchas tareas pendientes, es importante que el organizador sea capaz de establecer un orden de prioridades para que todo esté listo a tiempo. Además, una buena organización permite una mejor adaptación al presupuesto, algo que siempre gusta al cliente.
Creatividad y capacidad de improvisación
Cambios en el último minuto, tareas que no se han podido terminar, problemas con un proveedor… la organización de un evento puede ser una auténtica locura. El profesional debe saber que siempre hay algo que no va a salir como espera y tiene que estar preparado para ello. A veces no basta con tener un plan B, hace falta un C o improvisar en el momento.
Por ello, es fundamental que el organizador sea capaz de buscar y aplicar soluciones de forma inmediata, sobreponiendo su ingenio y su creatividad al estrés.
Con una buena formación en habilidades de organización y habilidades digitales, los profesionales de la organización de eventos pueden desarrollar su trabajo con total seguridad en sí mismos y ofreciendo la máxima calidad de servicio al cliente.
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