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Desde el inicio del confinamiento hemos aprendido muchos detalles que no sabíamos sobre el mundo del streaming. Por eso hemos contactado con nuestros colaboradores audiovisuales para que nos expliquen dónde y cómo aportan valor en la producción de un evento con sesiones de streaming y ofrezcan varios consejos técnicos.
Queremos compartir contigo todo este conocimiento que hemos adquirido para que lo puedas tener en cuenta en tu próximo evento virtual o híbrido:
1. Escoge un buen moderador o anfitrión para tu evento
¿Quién será el anfitrión del evento? Puedes contratar un orador profesional o incluso puede ser un miembro del personal interno que se sienta lo suficientemente cómodo como para presentar en vivo ante una audiencia remota.
Quienquiera que sea la persona designada, debe hablar con claridad, responder a las preguntas enviadas a través de la funcionalidad de Q&A, presentar los oradores, etc.
El anfitrión también debe sentirse cómodo mirando directamente a la cámara, con soltura e intentar no leer el guión.
El anfitrión también debe improvisar ante algún fallo técnico del directo y solucionar el problema fácilmente. Si el orador programado llega tarde, por ejemplo, ¿podría el presentador seguir inventándose cosas para evitar que los espectadores cierren sesión?
De eso se trata, disponer de una figura que pueda solventar todos los cambios e imprevistos durante el directo del evento virtual.
En el caso de tener varias sesiones en paralelo, ten en cuenta que necesitarás tener uno en cada una. Con la plataforma de Meetmaps, podrás tener las salas que quieras para poder hacer más de una sesión a la vez, con un moderador y usuarios en cada una de ellas simultáneamente.
2. Trabaja la escaleta/guión de forma previa
Todas las presentaciones que se hagan durante el evento deben estar organizadas previamente en un guión técnico, donde se especifican las entradas y salidas de los ponentes, el numero de ventanas que ha haber en cada momento y los momentos de interacción entre ponentes y usuarios (Q&A y Polls).
No importa que el evento sea breve, el guión deberá ser diseñado teniendo en cuenta la duración, el público objetivo y la meta perseguida.
Para realizar un buen guión debes tener en cuenta los distintos momentos por los que va a pasar el evento:
Bienvenida al evento. Una vez que los invitados están acomodados ante sus pantallas, el conductor del evento les dará la bienvenida y dará a conocer brevemente las razones por las que se lleva a cabo el encuentro y el programa que se va a seguir.
Cambio de ponente. Cuando un ponente acaba su presentación, debe despedirse de los asistentes y el moderador lo acompañará para dar paso al nuevo ponente y darle la bienvenida. Este momento de transición debe ser ordenado y ágil para que los asistentes entiendan que hay un cambio de escenario y se va a cambiar de sesión.
Cambio de sesión. En el caso que haya dos sesiones a la vez, el mediador debe indicar a los asistentes de ambas salas que tienen la opción de cambiar de una a otra sin problemas.
Pausas para descansar. Esta instancia dependerá del tipo de evento y su duración, pero en líneas generales, se suele incluir una pausa de entre 3 y 5 minutos para que los invitados y anfitriones puedan desconectarse y descansar, lo que también debe quedar incluido en el guión.
Agradecimientos. Antes de dar por finalizado el evento, se suele proceder a los agradecimientos, dedicados a quienes organizaron el evento, a los asistentes, entre otros.Cierre. El conductor o presentador del evento da por finalizado el encuentro, las últimas indicaciones para los asistentes y se despide.
3. Facilita un documento de buenas prácticas a los ponentes
Puedes crear un documento con algunos tips para para que los ponentes ofrezcan una imagen profesional acorde con la imagen que quieres transmitir en el evento. Por eso te compartimos algunos puntos que no pueden faltar:
- Será necesario cuidar la iluminación de la estancia, la postura, la actitud y la imagen personal para ofrecer, en todo momento, un aspecto profesional.
- Conocer bien las herramientas de trabajo dará mayor prestigio al usuario, demostrando que la profesionalidad impera por encima de todo.
- Para que exista una participación equitativa, es necesario establecer un orden de participación, respetando el turno de palabra entre todos los integrantes. Para evitar ruidos molestos, es aconsejable que solo conecte el micrófono la persona que vaya a hablar en ese mismo instante y los demás lo desconecten.
- Por otra parte, es necesario mantener una postura que demuestre que el usuario está atento a la conversación, sin fijar la atención en el correo electrónico o el teléfono móvil. Si la reunión se realiza desde casa, obviamente, deberá tener lugar en una estancia apropiada y nunca utilizar de fondo de pantalla una estampa que muestre desorden o demasiados objetos porque proyectaría una imagen poco profesional.
Otros tips para los ponentes
- En la misma línea, también los integrantes deberán ser cuidadosos en la organización de su pantalla de escritorio. Ya que en el caso de que se comparta esta información con el resto de usuarios, todos verán las carpetas y documentos de fondo.
- En relación al tono de voz, deberá ser calmada y hablar pausadamente para que los demás entiendan a la perfección las instrucciones . Es de vital importante evitar actitudes contraproducentes como fumar o mascar chicle.
- Para que la comunicación sea perfecta con los interlocutores, el usuario debe mirar a la cámara mientras habla y a la pantalla del dispositivo elegido cuando esté escuchando a los demás. Es la mejor manera de mantener una conversación virtual lo más cercana posible.
4. Crea un backstage virtual para los moderadores, los ponentes y el equipo técnico
El backstage es el espacio donde los ponentes pueden hablar con el realizador antes de entrar en el directo. Pueden ver los otros ponentes en espera y los moderadores que van dando paso a los nuevos.
Es esencial contar con un espacio como este en un evento virtual, ya que el moderador o moderadores deben estar en contacto constante durante toda la jornada con los realizadores para que esté todo sincronizado.
En el caso que haya un fallo técnico tanto en el aspecto visual o auditivo, el moderador puede contactar al instante con el técnico audiovisual y que éste solvente el problema. En streaming el directo debe salir perfecto y los problemas técnicos no solucionados rápidamente podrían empeorar la experiencia del usuario durante el evento virtual.
5. Realiza una prueba técnica previa al evento
Antes de celebrar el evento debes reunir los moderadores y los ponentes con el equipo técnico para que entiendan cómo funciona la plataforma. También para compartir el guión para que todos entiendan qué rol tiene cada uno durante el directo, y que tipo de comunicación van a tener entre ellos.
Y por supuesto ejecuta todas las pruebas técnicas tanto visuales como de sonido para que el día del evento esté todo automatizado y no surjan dudas ni errores. Hay algunos pasos que parecen sencillos, pero que si no se ejecutan correctamente en directo pueden ser determinantes para el éxito del evento.
- Compartir pantalla. Esta acción es sencilla, por eso se debe tener en cuenta que los asistentes verán la pantalla de tu ordenador, por eso debe estar en pantalla completa, o pensar si se utilizará algún programa que necesita recursos especiales tipo Prezi, imágenes de alto peso, animaciones, etc.
- Vídeos a reproducir y cuándo. Organizar el orden de la reproducción de los vídeos y tener claro si los reproducirá el mismo ponente o el técnico audiovisual. Comprobar que funcionará el audio, y si lo hace el realizador, que controle cuándo aparece, si es a pantalla completa o no, los niveles de volumen, etc.
6. Cuenta con un técnico de realización en directo para conseguir un streaming profesional
El momento crucial del evento virtual sin duda es el directo, es el momento en el que debe salir perfecto lo que has estado preparando durante semanas.
Para que así sea, es importante contar con un técnico audiovisual capaz de realizar la imagen para conseguir un directo con un formato televisivo, dinámico y entretenido.
El técnico diseñará varias opciones de visualización durante el evento, es decir, eligirá si la pantalla se divide en una, dos, tres, o cuatro ponentes. También si el presentador tiene una pantalla pequeña y el documento que presenta pantalla grande, etc.
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7. Crea pequeños clips con el contenido del evento
Compartir todos los materiales emitidos es una decisión que se debe tomar, ya que es una información de calidad que los asistentes podrán utilizar para su aprendizaje.
Se debe establecer un sitio donde colgar los vídeos o audios públicos para que los asistentes puedan acceder a toda la información compartida durante y después del evento.
Con el streaming grabado, se pueden hacer vídeos resúmen incluyendo el branding para luego publicarlo en un espacio accessible para todos los asistentes. También crear pequeños clips para compartir en las redes sociales. Este formato es una buena forma de sintetizar toda la información presentada.
Existen algunas plataforma que permiten enviar estos cortes automáticamente a las plataformas sociales. De todos modos, no olvides pedir a los profesionales que gestionen el streaming ya sea a tiempo real o una vez finalizado el evento.
Conclusión
Como has podido ver, organizar un evento virtual o híbrido tiene una fuerte carga de trabajo técnico y audiovisual. Por este motivo desde Meetmaps recomendamos 100% que en todos los eventos que organices de este tipo, cuentes con quien pueda asesorar en estos aspectos.
En nuestra plataforma podrás integrar el vídeo en streaming o contar con alguno de nuestros partners audiovisuales para que se encargue de todo este trabajo.
¡Pídenos una demo y te lo explicamos!