Llegas al evento. Todo está listo: luces encendidas, pantallas activas, el equipo preparado, el ambiente vibrando… y de repente, el primer punto de contacto real: el control de acceso. Ese momento clave en el que las acreditaciones se convierten en la puerta de entrada a toda la experiencia.
La acreditación ha dejado de ser un simple pase colgado del cuello. Hoy en día, se ha convertido en una pieza estratégica del evento: controla accesos, segmenta públicos, agiliza flujos y ofrece a los asistentes una primera impresión que importa. Además, la acreditación funciona como la tarjeta de presentación de los asistentes en distintos momentos clave como el networking o la generación de leads mediante lead scanner, integrándose con apps, sistemas cashless y otras funcionalidades que potencian la experiencia.
👉 En el artículo de hoy, te compartimos 9 imprescindibles a tener en cuenta para que el sistema de acreditaciones de tu evento funcione como un reloj, sorprenda a tus asistentes… y te proporcione datos valiosos para mejorar.
¿Qué es una acreditación para un evento?
Una acreditación es mucho más que una tarjeta con nombre: es el sistema con el que identificas, organizas y validas a los asistentes de un evento. Podemos encontrarla en distintos formatos –desde un badge impreso hasta un QR dinámico o una pulsera NFC–, y cada vez más, puede estar vinculada a soluciones digitales que hacen más fluida la experiencia.
Aquí la clave está en encontrar el formato adecuado según el tipo de evento, el perfil de los asistentes y los recursos disponibles. Puedes optar por una solución más tradicional (tarjeta impresa), más ágil (acreditación digital en app), o incluso combinar ambas. Lo importante es que sea funcional, intuitiva y que te ayude a gestionar los accesos, personalizar la experiencia y reducir tiempos muertos… sin perder de vista el diseño ni la sostenibilidad.
¿Qué tener en cuenta para las acreditaciones? 9 tips imprescindibles
Aquí van 9 claves esenciales para una acreditación eficiente, moderna y conectada:
1. Momento de acreditar
Piensa en el equipo de trabajo y material tecnológico que necesitarás según el volumen de asistentes. Cuando la cifra de participantes empieza a ser considerable, contar con un software de acreditación y control de accesos marcará la diferencia.
No descuides la comunicación: informa con antelación sobre los horarios, accesos, normas básicas… incluso puedes fomentar y motivar la puntualidad con algún incentivo. Recuerda recalcar la importancia de tener lista la acreditación, ya sea impresa o digital.
Organiza el check-in según el rol de los asistentes: participantes, ponentes, prensa, sponsors, VIP’s y estructura los accesos de forma clara y visual.
2. Cómo debe ser una buena acreditación
Primero, piensa en quién la va a llevar: ¿público joven, profesional, infantil, creativo? El diseño debe hablar el mismo idioma que el target del evento.
Menos es más. Incluye lo necesario: nombre, cargo, empresa, QR, y si aplica, el color o diseño según tipo de perfil. Lo ideal es que sea legible a distancia, incluso en entornos con poca luz. El tamaño A6 es una referencia útil.
Para el soporte de las acreditaciones físicas, puedes optar por:
- Cartón grueso: el más económico y sostenible, lo que lo convierte en una opción muy elegida.
- Impresión en papel en funda plástica: permite mayor personalización y protección.
- PVC: el más tecnológico
Y no olvides el lanyard (esa cinta que aguanta la acreditación), que puede ser una oportunidad más parareforzar la imagen del evento o destacar a patrocinadores.
💡 TIP: Añadir el QR de descarga de la app aumentará de forma muy significativa la adopción y el uso durante el evento.
3. Impresión onsite: rapidez y flexibilidad
Olvídate de imprimir todo por adelantado. Tan solo con identificar correctamente a los asistentes en la entrada podremos imprimir su distintivo y entregarles la acreditación en pocos minutos. Esta impresión onsite te permite adaptarte en tiempo real: nuevos registros, cambios de última hora o errores en los datos.
Si el tipo de soporte que utilizas para las acreditaciones físicas es el papel, con una parte preimpresa, puedes tener plantillas fijas y solo imprimir la parte variable (nombre, cargo, QR, etc.), lo que acelera mucho el proceso.
Por otro lado, si optas por tarjetas PVC con chip NFC o pulseras inteligentes, en lugar de imprimir cada acreditación, el sistema simplemente carga el identificador del asistente en el dispositivo, aumentando notablemente la rapidez en la entrega y facilitando funciones como control de acceso o cashless.
4. Control de acceso con QR o NFC
El control de accesos es uno de los pilares de cualquier evento bien organizado. Hoy en día, tecnologías como el QR y el NFC permiten validar las acreditaciones y gestionar las entradas y salidas de los asistentes de forma ágil, segura y sin necesidad de grandes infraestructuras.
Con solo unos smartphones y una app de control puedes verificar si una persona tiene acceso a una zona concreta, contabilizar los aforos en tiempo real, restringir las áreas VIP o coordinar entradas por distintos turnos. Además, estos datos te permiten tomar mejores decisiones operativas: ajustar el número de menús, dinamizar ponencias, entregar certificados o medir el éxito de participación.
El sistema más utilizado es el QR, ya que solamente requiere tener un lector móvil. Por otro lado, la versión NFC, aunque es algo más específica, sigue siendo una opción muy potente para ferias o eventos con mucha rotación, gracias a su velocidad y versatilidad.
5. Lead Scanner para expositores
Para muchos expositores, asistir a un evento es una inversión considerable. Por eso, ofrecerles herramientas que les permitan medir resultados tangibles —como el número de leads generados— es clave para que puedan justificar su participación.
Por ello, el Lead Scanner se ha convertido en una funcionalidad imprescindible: permite a los expositores escanear las acreditaciones de los asistentes (por QR o NFC) y registrar esos leads al instante. Además, pueden añadir etiquetas, notas o clasificaciones para gestionar el seguimiento posterior.
Según el software que utilices, los leads pueden exportarse directamente o integrarse con módulos de networking, lo que facilita conexiones más personales y seguimiento real tras el evento.
💡 TIP: Utilizar Lead Scanner combinado con la app de networking permitirá que los expositores muestren su versión más humana y establezca conexiones mucho más personales con los asistentes.
6. Acreditación cashless
Este tipo de acreditación es especialmente útil en festivales, ferias y eventos de gran formato. Vincular la acreditación a un sistema cashless permite que los asistentes paguen sin efectivo, evitando así que se generen colas y se mejore la experiencia general. Además, si optas por una pulsera inteligente, puedes hacer que no sea removible, evitando que se transfiera entre personas y reforzando así la seguridad del acceso.
7. Acreditaciones al instante: envíos digitales que facilitan el acceso
Recibir la acreditación a través de correo electrónico sigue siendo una de las formas más cómodas y eficaces de agilizar el acceso al evento. Cada vez más, se exploran otras vías para hacer llegar estas acreditaciones de manera aún más inmediata y directa, utilizando canales que los asistentes consultan a diario, como WhatsApp o SMS. Con estos métodos, el asistente la puede imprimir, doblarla e introducirla en la funda plástica, agilizando así el proceso y ganando tiempo.
Estos sistemas, combinados con la impresión onsite y un buen control de accesos, te permitirá anticiparte a posibles imprevistos o situaciones fuera de control. Aunque empezó usándose en eventos gratuitos o de compra de entrada online con plataformas especializadas como Eventbrite, cada vez más encontramos servicios completos de acreditación que incorporan esta opción.
💡 Meetmaps: envío automatizado de badges en PDF con código QR y opción de integración con la impresión onsite.
8. Tu entrada en la app móvil
Otra opción totalmente digital de hacer llegar la acreditación a los asistentes es incluir el badge en la app del evento (en la sección “My badge”). Así, cada asistente puede acceder a su acreditación desde su perfil, sin necesidad de buscar entre emails o papeles.
En muchas apps para eventos, esta sección ya incorpora el QR identificativo personal con el que se pueden activar otras funcionalidades: networking, cashless, asistencia a sesiones…
💡 TIP: Puedes sincronizar el sistema de entradas y activar este módulo desde plataformas de creación de apps para eventos y congresos como Meetmaps.
9. ¿Y si vamos más allá? Wearables
Si cuentas con un buen presupuesto y buscas innovar, los wearables son una opción cada vez más atractiva para llevar la experiencia de acreditación al siguiente nivel. Pulseras inteligentes, pines NFC o tarjetas conectadas no solo permiten acceder al evento, sino también registrar interacciones, generar leads, pagar sin efectivo, lanzar notificaciones o activar contenidos específicos.
Este tipo de soluciones refuerzan la conexión entre asistentes y expositores, fomentan el networking de forma natural y ofrecen una imagen tech del evento. Aunque hay opciones más asequibles como las apps de eventos, los wearables siguen ganando protagonismo en ferias, congresos y grandes encuentros donde la experiencia y la interacción son elementos clave.
Además, no olvidemos que la acreditación (sea cual sea su formato) es también una herramienta de branding constante: visibiliza tu marca, refuerza el sentido de pertenencia y crea un recuerdo duradero.
Ahora que ya conoces los puntos clave para una acreditación de 10, es momento de ponerlo en práctica y sorprender a tus asistentes desde el primer minuto.
¿Quieres hacerlo aún más fácil y profesional? Descubre cómo Meetmaps puede acompañarte en todo el proceso. ¡Lleva la experiencia de acreditación de tu evento al siguiente nivel!