¿La nueva obsesión de los organizadores de eventos?

Aumentar el engagement y la interacción en sus eventos y obtener una gran cantidad de datos para poder comprobar el ROI y el éxito del mismo. Como profesional, ya debes saber que se trata de una simple fórmula: la participación tiene que ofrecer valor adicional a los asistentes.

Al mismo tiempo, no importa qué tipo de eventos estés organizando, tu audiencia siempre traerá sus propios medios de distracción con ellos: sus dispositivos. Teniendo esto en cuenta, te ofrecemos los siguientes consejos para aumentar el engagement durante tus eventos.

1. Adopta tecnología móvil en tu evento

La tecnología móvil es omnipresente y ofrece una conexión global, sin embargo, los teléfonos inteligentes tienen una tendencia fascinante a distraernos de todo lo que está sucediendo a nuestro alrededor. Puede ser todo un desafío aprovechar la distracción móvil a tu ventaja.

Sin embargo, tu asistentes van a traer sus dispositivos igualmente, así que ¿Por qué no aprovechar esa oportunidad para potenciar la conexión y el engagement? Todo aquello que ofrezcas en los dispositivos de los asistentes, debe mejorar su experiencia y proporcionar información relevante, como por ejemplo la realidad aumentada, la navegación virtual entre los stands o la interacción con una presentación.

Una de las maneras más fáciles de adoptar y rápidas de configurar son los “social media walls;

Además, mostrar actualizaciones, resultados de sondeo en vivo u otros datos, pueden ayudar a desenganchar los ojos de los participantes de sus propias pantallas.

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UPDATE PARA EVENTOS VIRTUALES

Una de las piezas más importantes de la tecnología para eventos virtuales es el uso de herramientas como una aplicación móvil o una plataforma web para poder realizar los eventos virtuales.

El uso de una app, funciona por igual tanto en eventos físicos como los virtuales o híbridos, y está disponible tanto en iOS como en Android. 

El uso de una plataforma web es ideal para los asistentes que asisten al evento desde casa, de forma 100% virtual.

Tanto la app como la plataforma web de Meetmaps permite además de ver sesiones en streaming, contiene una agenda completa con enlaces a las sesiones que se van a presentar en directo y por tanto, ponen el contenido al alcance de los asistentes. 

Aquí es donde los asistentes eligen qué sesiones agregar y donde los planificadores recopilan datos sobre la popularidad de la sesión y la participación de los asistentes. 

Además, la app permite fomentar conexiones virtualmente a través de chats grupales telemáticos, retransmisiones en vivo que permiten hacer preguntas en directo o votaciones en vivo, mensajes privados, reuniones 1to1, notificaciones push, escaneos de QR, funcionalidades de gamificación como el Quiz, entre otros. 

2. Aumenta la participación de la audiencia

Las preguntas en vivo son la forma más directa de involucrar a los participantes en un evento o congreso. Puedes hacerlo durante las sesiones, paneles de discusión o en la misma presentación inaugural. Sin embargo, la gente tiende a esconderse entre el público.

¿Que pasa si los asistentes no se sienten cómodos levantando la mano? 

Como organizador, puedes utilizar la tecnología móvil para ayudar a superar esta inhibición de los asistentes a la hora de participar. Una votación en directo en la app del evento puede centrar la atención de todos en el tema tratado y así mantener los niveles de interés muy altos.

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UPDATE PARA EVENTOS VIRTUALES

Al igual que los eventos en persona, los virtuales se construyen en torno a una agenda de contenido relacionadas con un tópico concreto que se reparte en varias sesiones ofrecidas por expertos y que acostumbra a incorporar herramientas de participación, como por ejemplo, las preguntas al ponente o votaciones en directo

Las opciones que aporta esta funcionalidad es que aunque sea a distancia, los resultados se pueden medir y compartir en el dispositivo móvil de cada usuario una vez acabado el concurso.

3. Haz de tu evento un juego

¿Por qué debes “gamificar” tu evento?

La gamificación es una oportunidad para evitar la distracción de los asistentes y a la vez focalizar su atención hacia la interacción entre ellos, con los ponentes e incluso con los patrocinadores.

El éxito de la gamificación va más allá de la mera recolección de puntos y es una oportunidad para formar el espíritu de equipo, promover introducciones entre la gente y animar a los participantes a explorar el espacio del evento.

Por ejemplo, la app de tu evento puede incluir rompecabezas, cazas de tesoros o misiones donde los asistentes utilizen sus dispositivos para interactuar con el evento a través de códigos QR, NFC o check-ins. Los incentivos pueden ser premios a desbloquear, contenido adicional, sesiones VIP con los ponentes, regalos de patrocinadores o descuentos para eventos futuros.

Si se hace bien, la combinación de digital y cara a cara puede ser gratificante para todos.

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UPDATE PARA EVENTOS VIRTUALES

Aplicar la gamificación en tu evento virtual involucrará mucho más a los asistentes.

Este método permite augmentar la interaccioón social entre los asistentes y ofrecer una tabla de clasificación dentro del flujo de actividad. Hacer fluir los juegos competitivos de los participantes es una forma segura de mantener su interés antes, durante y después del evento virtual.

4. Olvídate del networking “frío”

Como organizador del evento, lo más básico que puedes hacer para facilitar el networking es tener una agenda bien estructurada y facilitar espacios para las reuniones.

¿Cómo?

Aprovecha la app del evento e intenta captar el interés tan pronto como sea (un mes antes de la fecha) para que los asistentes puedan empezar a contactar con el resto y ofrece espacios de tiempo en el programa para que de forma natural puedan reunirse.

Como más pronto los asistentes conecten entre ellos a través de la app del evento, mejor. Esto lo hace mucho más fácil para los participantes, a quienes les interesa planificar su día con antelación y tener sus reuniones pre establecidas con tiempo en lugar de tener que ir, cómo si fueran Indiana Jones, en busca y captura de las personas en el evento.

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UPDATE PARA EVENTOS VIRTUALES

En cualquier evento el networking es básico para fomentar la conexión entre usuarios e intercambiar constantemente conocimientos y valores de negocio.

En la plataforma de Meetmaps será sencillo hacer reuniones virtuales y chats privados sin tener que desplazarse a través de la opción “Meetings 1to1”. Además, esta opción permite filtrar los asistentes por la categoría que el usuario quiera.

Meetings 1to1

5. Busca el factor cool

Tener un hashtag facilita el seguimiento de la actividad relacionada con tu evento o congreso, pero para mantener a los asistentes comprometidos, tendrás que darles algún incentivo para que compartan. Piensa en algo “cool” que puedas implementar a tu evento y que tenga un efecto WOW y además llame la atención, tanto en vivo como en redes sociales…

Siempre van bien algunas ideas…

  • Un DJ interactivo que atienda a las solicitudes de los asistentes a través del hashtag y le permita interactuar con ellos. 
  • Un food artist o barista experto puede crear dulces espectaculares o cafés muy elaborados y así fomentar que los asistentes quieran publicarlo en Instagram y otras redes sociales.

PRO TIP: Para obtener un efecto adicional, puedes utilizar tazas o platos de la marca o algún patrocinador y así obtener una exposición adicional.

  • Mascotas o personajes parecidos a famosos pueden ser otra excusa para hacer la foto y también fomentar acciones en redes o menciones.
  • Aunque la mayoría de los asistentes al evento estarán haciendo fotos con sus smartphones, podrías considerar contratar un fotógrafo profesional. La interacción con un fotógrafo es fácil y conveniente y las fotos de alta calidad hechas por un profesional siempre gustan. Estas fotos de calidad valdrán la pena de compartir y pueden crear emoción para los participantes.
  • Otras posibilidades para crear una experiencia única para tus asistentes que actualmente están de moda son el uso de la tecnología VR, drones, cabinas de impresión en 3D o comida impresa en 3D, cabinas de fotos instantáneas, un robot barman, pantallas interactivas, un asistente robot virtual

Piensa en todo aquello que le gustaría y quizá sorprendería a tu público objetivo para así mantenerlos comprometidos y aumentar el interés de tu evento en redes sociales a través de acciones para conseguir ampliar tu alcance.

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UPDATE PARA EVENTOS VIRTUALES

Sabemos que los eventos virtuales no tienen el mismo poder de las interacciones cara a cara, pero las circunstancias actuales lo requieren. Tener la tecnología adecuada ante esta situación es una decisión muy acertada y, por tanto, crear eventos virtuales puede brindar experiencias positivas e informativas a los asistentes.

De hecho, las herramientas para eventos virtuales optimizan las reuniones y las actividades que se realizarían en un evento virtual, por lo que hacen que la experiencia sea lo más inmersiva posible para los usuarios.

6. Consigue una buena interacción en tu evento

Para terminar debes saber que, no se puede controlar la atención de todos los asistentes en todo momento, pero te puede ayudar entender qué es aquello que los distrae en los eventos. Para aumentar la interacción con éxito y hacer participar más a los asistentes, hazles ver el propósito del evento a través de incentivos atractivos, mientras que al mismo tiempo, los alejas de estar enganchados durante todo el evento a sus dispositivos. Con una una app del evento se hace mucho más fácil para todos, dando lugar a un mayor retorno de la inversión para tu evento y una mayor satisfacción de los asistentes.

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UPDATE PARA EVENTOS VIRTUALES

Estos son los módulos interactivos de nuestra app que te ayudarán a aumentar la actividad entre usuarios durante el evento:

  • Preguntas al ponente: los participantes pueden hacer preguntas al experto en directo.
  • Galería de fotos: los usuarios podrán subir todas las fotos del evento y compartirlas.
  • Votaciones en directo: los asistentes pueden participar votando a través de la app.
  • Reserva de sesiones: permite guardar sesiones para asistir cuando se vaya a realizar.

Si quieres saber cómo una app de Meetmaps puede ayudarte en tu próximo evento ponte en contacto con nuestro equipo de expertos.