En los eventos tradicionales, se escogía una temática y unos ponentes, que normalmente eran aquellas personas más reconocidos (los “influencers”), para que hablaran y debatieran sobre ella. Con el auge de las redes sociales ya no se concibe un evento, congreso o conferencia con esta unidireccionalidad, hoy en día de alguna manera hay que generar un debate.
Para evitar esta jerarquía, uno de nuestros objetivos como organizadores tiene que ser conseguir la implicación de los asistentes a partir de generar debate y conversaciones ya que nos permitirá identificar tendencias, personas relevantes en la comunidad o recoger ideas para nuevos productos y servicios.
A continuación te presento 5 claves que te ayudarán a crear un formato de evento, congreso o conferencia más participativo:
Planéalo con tiempo
Tener este objetivo en mente en el momento de diseñar el evento es muy importante y lo ideal es poder trabajarlo durante unos 2 o 3 meses. Empezar 15 o 30 días antes del evento para que la comunidad se involucre cuanto antes y tratar de mantener las conversaciones el máximo una vez pasado el evento. Esto también hará más fácil que los asistentes pueden descubrir y conectar con gente interesada en los mismos temas.
Escucha a tu público objetivo
Utiliza los canales que ya dispones antes de empezar el evento para que los asistentes pueden sugerir temas. Los grupos de LinkedIn, la creación de una encuesta en twitter, o enviando un correo electrónico a una muestra, junto con la opinión miembros de su equipo, son algunas de las opciones. Esto te ayudará que sean temas cercanos y del interés de tu audiencia.
Asigna esta tarea a alguien de tu equipo
Crear comunidad alrededor del evento va a necesitar algo ayuda. Asigna una persona de tu evento que pueda dedicar tiempo y recursos a gestionar la comunidad, establecer algunas reglas básicas y romper el hielo. Durante todo el evento, será interesante que pueda comprobar regularmente los distintos hilos, responder a las preguntas, y estar atento por si surge cualquier tipo de problema.
Aprovecha la tecnología existente
Incorporar una aplicación móvil en el evento que permita la creación y moderación de hilos de debates es muy importante para asegurarnos que toda la comunidad se sienta cómoda compartiendo sus opiniones. De esta forma también podremos tener el control de las conversaciones, métricas y más información de los participantes con el objetivo poder hacer un seguimiento más extenso una vez finalizado el evento.
Comunícalo de forma clara
Será muy importante comunicar con claridad que temas serán tratados durante el evento y las opciones que tendrá la comunidad para expresar sus opiniones. Ayúdate de las redes sociales, los e-mails previos que ya están previstos para enviar y de las notificaciones push, en el caso que se contemple incorporar una app.
Conclusiones
Facilitar que los asistentes puedan involucrarse en el evento de forma fácil, evitando así formatos poco participativos, hará que estos se sientan más cercanos y satisfechos con el evento y la marca organizadora. Hecho que está demostrado que va relacionado con el éxito y la buena imagen que se tiene del evento.
En Meetmaps, como app personalizable para eventos, tenemos el módulo «Temas de discusión» que ofrece la opción de abrir y gestionar canales de debate de una forma muy sencilla e intuitiva para los asistentes.