La crisis del COVID-19 ha obligado a las organizaciones a convertir sus eventos en persona en eventos virtuales casi de la noche a la mañana. Los planificadores de eventos están presenciando cambios drásticos en la forma en que planifican los eventos, los presupuestos de viaje son bajos, la capacidad de los lugares es limitada y la audiencia ha cambiado. 

Dado que el espectáculo debe continuar, la administración de eventos ha tomado la hoja de ruta para trabajar con estas nuevas restricciones. Es más probable que los eventos híbridos se vuelvan más comunes incluso a medida que la industria avanza hacia la recuperación de los eventos en persona. 

Los eventos híbridos combinan experiencias tanto en persona como virtuales, ofreciendo lo mejor de ambos mundos tanto a los planificadores como a los asistentes. Cuando se realiza correctamente un evento híbrido, puede ampliar su audiencia y exposición, ofrecer una perspectiva internacional y brindar una experiencia más enriquecedora para todos los involucrados. 

Sin embargo, aunque el término “evento híbrido” puede ser nuevo para muchos, el evento combinado en persona y virtual no es un concepto nuevo. A continuación, presentamos algunos conceptos erróneos sobre los eventos híbridos. 

Concepto erróneo 1: el elemento virtual de un evento híbrido es simplemente una transmisión en vivo 

Grabar un evento y transmitirlo en vivo a una audiencia no es suficiente para llamarlo un evento híbrido. El factor clave que distingue una transmisión en vivo y un evento híbrido es que este último involucra la participación de la audiencia y el compromiso de los asistentes tanto en persona como virtuales. El compromiso es el ingrediente clave ya que es lo que diferencia los eventos híbridos de cualquier evento en vivo que se hace accesible digitalmente. 

Cuando haces un evento híbrido, los asistentes no sólo lo están viendo, sino que también participan activamente en él, ya sea escribiendo comentarios a tiempo real o interactuando con otros asistentes a través de sus dispositivos móviles a través de la app. 

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Concepto erróneo 2: Los eventos híbridos son difíciles de planificar y ejecutar

Los eventos híbridos no son nuevos y no hay nada que temer. Incluso si nunca antes has organizado un evento híbrido, no dejes que eso te impida intentarlo, ya que ahora es el momento perfecto para organizarlo y la tecnología te facilitará mucho las cosas.

Debes recordar siempre que los eventos híbridos buscan el equilibrio entre asistentes presenciales y virtuales y, por lo tanto, encuentran el punto medio entre estas dos experiencias.

Deberás asegurarte de que tu servicio de transmisión en streaming funcione correctamente y ofrezca una experiencia fluida a los asistentes, y que sus presentadores estén preparados para ser grabados y hablar frente a una cámara. 

En este artículo explicamos cómo preparar el contenido para los dos formatos, y otros trucos para que puedas organizar tu evento híbrido sin complicaciones. 

Concepto erróneo 3: El espacio del evento debe elegirse teniendo en cuenta solo los asistentes físicos.

El hecho de que un evento sea virtual o híbrido no significa que los espacios donde se celebren sean insignificantes para la audiencia virtual. 

Está comprobado que el espacio donde se celebre el evento definitivamente se convertirá en parte de la experiencia tanto para el espectador físico como virtual. Incluso puedes crear un espacio con un escenario personalizado o más refinado a través de un equipo audiovisual que te ayude a darle forma.

Por supuesto el físico del evento no es todo. Un evento híbrido también implica que los asistentes se reúnan físicamente en el lugar, por lo que tendrás que velar por la seguridad de los asistentes. Todos los lugares deberán cumplir con las nuevas restricciones para reunir gente.

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Concepto erróneo 4: Los asistentes físicos tienen más importancia que los virtuales.

Da la sensación que los asistentes virtuales quedan lejos, pero deben tener la misma importancia que los que están presencialmente en el evento. Así que no debemos olvidar:

Ignorar a los participantes virtuales cuando se trata de la participación en el evento

Es fácil dejarse llevar por la presencia de los participantes físicos y olvidarse de los que están online. Es importante que tanto los que están en línea como fuera de línea se sientan involucrados para crear una experiencia de evento memorable para todos. Intenta involucrar a todo los usuarios utilizando funcionalidades de interacción haciendo preguntas, encuestas, votaciones, creando debates por el chat, etc.

Recopilar comentarios solo de los asistentes presenciales

Esto nuevamente se suma a olvidar la parte virtual del evento. Dado que los eventos híbridos han llegado para quedarse, es importante (ahora más que nunca) saber cómo ha sido la experiencia de los asistentes online. Obtener comentarios solo de los asistentes en vivo puede parecer que no te preocupas tanto por los participantes remotos.

Regalar bolsas de regalos solo a los que han asistido en persona

¿Cómo te sentirías asistiendo a la fiesta de un amigo donde solo unas pocas personas recibieron regalos de agradecimiento por asistir? ¿Mal, no? Bueno, así es como podría verse cuando se atiende solo a los participantes presentes en el evento. Reemplaza los obsequios tradicionales con nuevos regalos digitales repletos de folletos, cupones, y detalles. Esto también te permite concentrarte en ser justo y sostenible al mismo tiempo.

La clave para asegurarse de que todos los participantes se divierten es equilibrar el servicio tanto online como presencial. Es difícil lograr todo esto uno solo, así que puede contratar a alguien que se enfoque en involucrar a los asistentes en línea, siempre que el contenido y el tema se mantengan intactos.

Ahora que ya tienes más claras las ideas, te invitamos a que organices tu evento híbrido con la plataforma de Meetmaps

En la web podrás informarte de todo lo que te interese saber sobre la herramienta digital y descubrir todas las opciones diferentes que tienes para organizar tu evento, ya sea un congreso, una feria, una conferencia, presentación de un producto, rueda de prensa, convención, etc.

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