“Hacerlo bien y hacerlo saber”. Este es el lema que fue creado por Federico Revilla y que ha definido en gran parte el papel de la comunicación y de las relaciones públicas de los últimos años. Y es que de nada sirve que hagas bien las cosas si no lo comunicas de manera eficaz a la gente de tu alrededor, compartiendo tus conocimientos y hacer llegar lo que hacéis de modo claro y relevante, marcando la diferencia con la competencia y siempre con el objetivo de llegar a quienes deseáis llegar.
Y esto también se puede trasladar al mundo de la organización de eventos u otras actividades que necesiten de una buena comunicación para llegar a su público objetivo y conseguir unos resultados esperados. Gran parte del éxito que va a tener tu evento depende directamente de la difusión que se haga de este y su alcance de personas interesadas al que va dirigido.
Desde siempre, una de las necesidades básicas del ser humano ha sido la comunicación. Somos seres sociales y de ello se deriva esta necesidad de comunicarlo todo con quien nos rodea para poder compartir y hacer circular ideas.
Así que a continuación te vamos a mostrar unos tips para comunicar con éxito tu evento en función del estado en el que se encuentre . ¿Preparado? Pues adelante.
Antes del Evento
La comunicación del evento es muy importante antes de la fecha de inicio de este, ya que dependerá en gran modo el número de asistentes y el alcance conseguido. Aquí unos consejos que os van a ayudar a saber comunicar eficazmente tu evento antes que llega la fecha.
1. Elige bien el nombre de tu evento
Sí, así de claro. El nombre o el naming que tiene tu evento es clave para llegar a las personas. Es importante que sepas diseñar un nombre sencillo, impactante y de fácil memorización y pronunciación, que vayan acuerdo con el objetivo del evento y con la imagen e identidad de la empresa corporativa que lo organiza.
2. Agenda o programa
Es importante que elijas bien las actividades y charlas que se van a hacer durante el certamen, al mismo tiempo que los distintos ponentes y asistentes del mundo profesional para llamar la atención de los asistentes potenciales, ya que si tiene un interés especial en algo que ven en tu programa, más fácil es de convencerlos. Es por esto que es relevante que vayas comunicando las distintas actividades que se van a llevar a cabo, para llamar esta atención.
3. Fecha, hora y lugar del evento
Comunicalo en todas y cada una de las publicaciones que hagáis, para que la gente se haga este hueco en su agenda para poder asistir y marcarlo bien en rotulador llamativo para no olvidarse o no hacer planes este mismo día que le vayan a impedir poder asistir. Al mismo tiempo que te recomendamos mucho que indiques la dirección del lugar de manera concreta, con número y todo, ya que aunque puede desarrollarse en un sitio muy conocido, puede que haya alguién que no lo sepa y le vaya a servir de ayuda.
PRO TIP: Cuando menciones la fecha añade el día de la semana ya que a veces las personas nos confundamos con solo el número del día.
4. Información sobre las inscripciones
Comunicar toda la información necesaria para que los asistentes sepan donde pueden conseguir las entradas, donde se tienen que inscribir, recoger las acreditaciones o los distintos métodos de pago es un punto clave que no se tiene que menospreciar. Es una información muy básica pero muy necesaria para facilitar estas gestiones a los interesados.
5. Diseña una web y crea cuentas en las redes sociales
Es realmente importante la existencia de una página web que informe directamente del evento que estás organizando. Todos cuando asistimos o vemos un evento que puede ser de nuestro interés, automáticamente miramos si tiene una página web exprés y sus perfiles en las distintas redes sociales, ya que esto da una credibilidad, una profesionalidad y una proximidad inigualable al evento.
6. Invita los medios de comunicación
No pierdas de vista los medios de comunicación. Son una fuente de difusión muy importante aún actualmente a través de la cual daros a conocer y tener cierto alcance y repercusión. Manda una nota de premsa a los medios de comunicación locales o nacionales. No te aseguramos que os vayan a publicar, pero todo es empezar. Seguro que alguna se interesa y os publicará en su agenda de eventos interesantes. Y ¿por qué no ofrecerles la posibilidad de hacer una entrevista para que la publiquen? También sería ideal. Tenlo en cuenta.
Durante el evento
La comunicación durante los días o el día que dure el evento es muy importante y no tenemos que olvidarnos de mantener informados a nuestros asistentes sobre todo.
7. Cambios de última hora
Los cambios de última hora, aunque no lo parezca, es algo que ocurre muy a menudo dentro del mundo de los eventos y tenemos que estar pendientes cuando esto ocurre para poder comunicarlo lo antes posible a los asistentes, ya sea un cambio de hora, de sala o una baja de algún ponente por algún motivo, al mismo tiempo que las alternativas que van a tener lugar. Es una información que los asistentes te van a agradecer, ya que no se van a sentir solos y perdidos, sino acompañados y queridos.
¿No sabes cómo comunicarlo rápidamente y eficazmente? ¿Porque no lo pruebas creando una App de tu evento que te va a ayudar a comunicar estas cosas de modo rápido, directo y eficaz? No dudes en pedirnos una demo de Meetmaps aquí.
8. Anunciar próximas actividades
Anunciar contínuamente las distintas actividades que van a seguir otras, justo poco antes de que acabe la anterior, puede que ayude a hacer que los asistentes entren en un círculo de interés para seguir y seguir asistiendo a todas aquellas actividades que vayáis a realizar. ¡Hasta incluso en aquellas que no tenían pensado ir!
9. Información de interés
¿Acaso estás organizando un evento que dura muchas horas? Seguramente tendrás también organizado un buffet, un catering o un restaurante para que los asistentes puedan comer y continuar con la ruta. ¿O tienes algún lugar de interés donde los asistentes pueden irse a informar o tal vez participar en un concurso o sorteo concreto? Esto y muchas cosas más que se te van a acudir, son informaciones realmente relevantes que es de gran interés que comuniques durante el evento para que nadie se pierda y sepa en todo momento qué toca hacer y donde tiene que ir.
10. Folletos o flyers informativos
No te olvides de crear unos folletos o flyers informativos sobre cualquier cosa que pueda ser de ayuda o de interés a tus asistentes. Un folleto con un mapa del lugar, con la programación y los ponentes va a ser de gran ayuda y una gran guía para todos ellos, ¡que te van a agradecer un montón!
PRO TIP: si creas una app para tu evento, podrás sustituir estos flyers de papel por toda esta información dentro del móvil de los asistentes. Si quieres saber más información quizá te pueda interesar este post que hicimos hace unas semanas: Cómo reducir el gasto en papel en un evento.
Después del Evento
Son muchos los que piensan que una vez terminado el evento ya es hora de cortar todos los lazos comunicativos con los asistentes. Pues no, no es adecuado. Por lo menos, una semana después y a partir de entonces reduciendo la intensidad es importante que no te olvides de mantener tus relaciones con los que han sido asistentes de tu evento. ¿Cómo?
11. Dar las gracias y hacer un resumen del éxito del evento
Dar las gracias a los asistentes de tu evento y comunicar cuál ha sido el éxito de tu evento es siempre una buena idea si se quiere dar una imagen de cercanía y credibilidad, que de bien seguro que hará que los asistentes te recuerden aún más, ya que se sentirán importantes y una parte relevante a la hora de ayudaros a obtener los resultados conseguidos.
12. Hacer un vídeo resumen del evento
Sueno muy típico. Pero, todos cuando asistimos a un evento no nos perdemos nunca el vídeo resumen final. Así que ya sabes, toca contratar alguna persona para que haga unas buenas tomas durante el evento para después poder editar un buen vídeos para difundirlo a través de las redes sociales y colgarlo en la web del evento para que la gente lo vea, lo sienta y al mismo tiempo reviva el evento, sintiendo que él también ha contribuido en este gran éxito. ¡De seguro que de este modo no va a poder olvidarse de ti!
13. No perder el ritmo y la actividad
Aunque vayan pasando los días y las semanas no dejes que los usuarios pierdan de vista tu existencia, ya que te va a ayudar para posibles futuras ediciones. Mantener una ritmo activo en las redes sociales y en la web ayuda a continuar en la mente de las personas y esto te va a ser de gran ayuda cuando tengas que hacer otro evento y ganar asistentes fieles.
Así que ahora ya no tienes excusa a la hora de comunicar eficazmente tu evento o congreso. Y si quieres compartir con nosotros cualquier otro consejo o idea, no dudes en comentarlo. ¡Gracias!
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