Tecnología para eventos y congresos que cambiarán la industria - Blog de Meetmaps

Prever el futuro es parte del trabajo de los organizadores de eventos. Anticipar los aspectos clave es crucial para que un evento tenga éxito de verdad. Al mismo tiempo, el negocio de los eventos, en auge a día de hoy, requiere que todos los involucrados seamos en parte visionarios de la industria en sí.

¿Qué nos depara el futuro en cuanto a la planificación, la gestión y el marketing en la industria de los eventos?

Hoy desde Meetmaps, queremos deambular un poco por el futuro de la industria de los eventos: veremos qué tendencias, oportunidades y desafíos debemos observar de cerca. En esta entrega describiremos cómo la tecnología emergente de hoy transformará la industria en el futuro. Empezamos!

De eventos a experiencias

A día de hoy, el término “experiencia” ya está compitiendo con el de “evento” estándar que todos conocemos. Y es que el compromiso de los asistentes y la interacción con el público ya no se limitan sólo al evento o show, sino que comienzan mucho antes y tienen una mayor continuación. Las agencias y departamentos de marketing cada vez son más creativos y crean experiencias cada vez más integrales en torno a los eventos, utilizando las redes sociales, por ejemplo.

Gracias al fácil acceso a la información y a la nueva tecnología, también seremos testigos de una una importante transformación, pasando de los eventos «talla única» hacia un tipo de evento hecho totalmente a medida. En lugar de entregar los mismos obsequios a los asistentes, los organizadores del evento pueden aprovechar las preferencias de su audiencia, ponentes o incluso patrocinadores y así poder ofrecer una experiencia más única y personalizada. Imagina dividir un evento grande y difícil de administrar en varios eventos pequeños. En lugar de crear una experiencia poco consistente que busque complacer a todos, los organizadores pueden ofrecer una experiencia que sea más inclusiva y orientada al propósito del evento, y que además es posible gracias a la segmentación de datos.

Por supuesto, los smartphones jugarán un papel muy importante en la personalización de los eventos, pero en un futuro no muy lejano podremos ver experiencias omnidireccionales (con recolección de datos).

Realidad virtual y realidad aumentada

Junto con una mayor personalización, los eventos también se convertirán en algo mucho más inmersivo en un futuro. La tecnología empleada para la realidad aumentada y la realidad virtual está creciendo de forma muy rápida en el mercado de consumo. Empresas como Facebook con Oculus Rift y Google con Magic Leap están moviendo motores en cuanto a innovación. En un futuro, los eventos y congresos harán uso de la realidad virtual para ofrecer demostraciones impresionantes donde los asistentes puedan convertirse en participantes virtuales.

Las mejoras y avances en la tecnología display permitirán diseños mucho más optimizados y adaptados a cada temática. Desde hologramas o proyectores tridimensionales, junto con sensores de captura de movimiento en tiempo real, hasta presentaciones interactivas que puedan ser experimentadas en cualquier momento y sin la necesidad de auriculares.

La realidad aumentada es capaz de ayudar a que el evento pueda funcionar por sí solo, a localizar los distintos stands, oradores o reuniones y guiar a través de la experiencia. La tecnología VR (Virtual Reality) y AR (Augmented Reality) también es capaz de ayudar a los participantes con discapacidades físicas, o permitir que la gente asista y experimente un evento desde cualquier parte del mundo.

Otro uso puede ser el de estands interactivos cómo los que propone DigialiX

 

Tecnología de automatización y recolección de datos

La automatización de procesos y la recopilación de datos permiten a los organizadores del evento medir todo y llegar a decisiones fundamentadas. Ser capaz de recopilar, procesar y gestionar, además de interpretar todos esos datos, es una poderosa herramienta para medir y justificar el ROI específicamente.

Será cada vez más necesario emplear tecnología especial de eventos para la recopilación de datos, tanto en tiempo real en el evento mismo como en línea, desde las redes sociales u otras plataformas online. Los dispositivos móviles y la tecnología de RFID (identificación por radiofrecuencia) pueden desempeñar un papel importante en esto, por ejemplo, para pagos con tarjeta, registros automáticos y para la creación de pantallas interactivas en el lugar del evento. Sin embargo, parece que la analítica bien empleada tiene potencial suficiente como para transformar fundamentalmente la industria, por lo que habrá una creciente demanda de inteligencia en lugar de sólo recopilación datos en bruto.

TE PUEDE INTERESAR: Medir el éxito de un evento a través de la tecnología

Interacción y engagement

Al igual que cualquier otro canal de comercialización, los eventos pueden permitir la interacción con los productos u el resto de asistentes y el compromiso con las marcas. Junto con este cambio hacia mayores experiencias, la tecnología transformará la propiedad de los eventos pasando de la mano de los organizadores y planificadores hacia la de los expositores, ponentes y visitantes.

Veremos más implementación de la tecnología interactiva para así involucrar a los participantes con instalaciones más experimentales, sesiones interactivas en lugar de conferencias impartidas y, como resultado, experiencias mucho más memorables sin duda.

TE PUEDE INTERESAR: 6 maneras de aumentar el engagement de tu evento o congreso

Una vez más, los dispositivos móviles serán claves para esta transformación. Con las aplicaciones y los smartphones como epicentros para la interacción entre los participantes, expositores, organizadores y patrocinadores, los profesionales de eventos obtendrán una nueva perspectiva en cuanto al análisis de resultados.

Impresión 3D

La tecnología empleada para la impresión 3D es cada vez más asequible y ofrece posibilidades creativas aparentemente ilimitadas. La impresión 3D utiliza una fuente de imágenes 2D escaneadas o un modelo construido para crear objetos físicos capa por capa con materiales como el plástico, el metal, la cerámica o la tela. Existen ya empresas que ofrecen actividades para eventos centradas en la impresión 3D, como cabinas de fotos tridimensionales por MakerBot, donde los participantes reciben una réplica en miniatura de sí mismos. WobbleWorks tiene un bolígrafo para bocetos en 3D, ideal para impresionar al público en los eventos.

A parte del entretenimiento, otras aplicaciones son la decoración, que también se puede imprimir a partir de material comestible, prototipos, boletos impresos personalizados o insignias y sorteos individuales.

Tecnología robótica y drones

Las regulaciones de vuelo están haciendo esfuerzos excepcionales debido al avance en la tecnología de los drones, demostrando que hemos acariciado la superficie de una realidad cada vez más cercana. A día de hoy, podemos imaginar que los aviones no tripulados están siendo utilizados para capturar fotografías aéreas y videos durante eventos. Pero el futuro también podría acoger entregas a tiempo real, drones como guías para los visitantes o como soporte en el control de multitudes y el manejo de situaciones de emergencia.

Robots en eventos

Robots en eventos

Los robots desempeñarán en un futuro roles de asistentes de los stands, asistentes personales, camareros y se presentarán en nuevas formas mucho más distintas de las que conocemos ahora. Los robots pueden también participar en facilitar el acceso a aquellos con discapacidad, ya sea de forma presencial en el evento o por medio de telepresencia. MantaroBots junto con TeleMe, ofrecen a día de hoy su visión de esta nueva tecnología para eventos.

Video y transmisión en vivo

El video en 360 grados combinado con el live streaming es una nueva posibilidad de asistir y experimentar los eventos. En combinación con la tecnología VR, el video 360 gana aún más atractivo y potencial para convertirse en una herramienta envolvente y poderosa. El video es una forma creativa de comunicación que ha ido creciendo de forma constante para la comunicación empresarial, y su peso en los eventos es cada vez más grande. Con aplicaciones como Periscope y Meerkat, los participantes ya pueden transmitir su propia versión del evento y, en un futuro, prevemos que esta circulación en vivo de contenidos y experiencias se convertirá en una forma viable y omnipresente de sintonizar eventos.

PRO TIP: Incluir la retransmisión en vivo de tu evento en la app hará aumentar su tasa de adopción por los asistentes

Conexión personal

Con toda esta tecnología para los eventos se está inundando el mercado a día de hoy y en un futuro próximo, también es interesante prever qué gadgets y qué tecnología no estará presente en los próximos años. Las posibilidades de interactuar con un robot no es muy remota, pero la interacción entre personas tiene un valor inestimable y nunca se sustituirá con la tecnología por sí sola. La incorporación de esta idea en el diseño y en la elección de la tecnología para los eventos del futuros distinguirá el simple rumor de la innovación real y duradera.

En el futuro, los asistentes adoptarán con más facilidad esas tecnología que les facilite la interacción humana y personal en lugar de sustituirla o reducirla.

TE PUEDE INTERESAR: 5 maneras para activar el networking en tu próximo evento

Tecnología para eventos a día de hoy

Como puedes ver, la participación de los asistentes del evento y la habilitación de la interacción personal seguirán siendo importantes para los organizadores de eventos y creadores de experiencias memorables.

La propuesta de Meetmaps pasa por incorporar todos estos elementos a través de una app para el evento y elevar el compromiso. Configurando tu app para que adopté todas esas experiencias que quieres que ocurran en tu evento. Una de ellas puede ser activar el explorador de asistentes, que permite cerrar una agenda de reuniones a realizar durante tu evento, haciendo que la conexión personal entre los asistentes crezca.