El organizador de eventos tiene una labor de extrema complejidad ya sea un congreso, una convención, una feria u otro tipo de evento. Siempre ha de seguir unas pautas similares, y una adecuada metodología y control de tiempos son clave para el éxito posterior.
Antes de explorar las razones por las que contratar una empresa para este objetivo queremos repasar a grandes rasgos todos los pasos que se deben seguir.
Pasos a seguir en la organización de eventos
- Definición de objetivos: qué quieres conseguir con el evento, cuál es el target que te interesa. Es imprescindible hacer una lista con los objetivos para que, una vez finalizado el evento, podamos evaluar si ha sido un éxito o detectar cuáles han sido los errores para no volver a repetirlos.
- Localización geotemporal: dónde y cuándo vas a celebrarlo y pros y contras de la posible elección. Ya puedes organizar el mejor evento, si coincide con una final de la Copa del Mundo posiblemente te falle la mitad del aforo. El escenario es también fundamental; hay que tener cuidado de no celebrar un congreso vegano en un asador de carne, por ejemplo. Es recomendable que el lugar escogido tenga buena accesibilidad y se pueda aparcar fácilmente.
- Selección del equipo: averiguar si el local elegido tiene suficiente personal, si es necesario contratar camareros extras, azafatas o personal de carga y descarga, por ejemplo.
- Producción: elaboración de un cronograma con las actividades que se vayan a realizar el día del evento, estimar los recursos disponibles y las formas de financiación y patrocinio, contrataciones de servicios, materiales y personal necesario.
- Promoción: algo que en nuestra era tecnológica es cada vez más sencillo mediante mailing, redes sociales como Twitter y Facebook, sorteos de entradas en Periscope, campañas de Display y Búsqueda, subiendo vídeos a Youtube u otras formas que seguro que conoces.
- Montaje: la puesta en escena del evento o la distribución del mobiliario, por ejemplo. No es lo mismo organizar una conferencia con un panel y un auditorio que una feria llena de stands.
- Registro, acreditaciones y check-in: elaboración de listados de invitados, generación de acreditaciones para asistentes y personal y organización de los accesos al evento. Hay plataformas de gestión de eventos como Meetmaps que te permiten realizar estas acciones de una forma sencilla y cómoda con su software todo en uno para eventos.
- Ejecución: el gran día. Todo lo planificado debe funcionar como un reloj suizo. Pero un buen organizador de eventos no se sienta a contemplar su obra. Tiene una participación activa en el evento, preocupándose de que a nadie le falte nada, solucionando sobre la marcha los imprevistos que vayan surgiendo, emitiendo en streaming para aquellos que no han podido asistir, publicando fotos en tiempo real y todo actuando con aparente calma y profesionalidad.
- Desmontaje: el día después. Retirar el escenario, devolver los materiales que hayan sido alquilados o cedidos para el evento.
- Post-evento y evaluación de resultados: una de las partes más importantes para un organizador de eventos. Es el momentos de mirar la lista de objetivos que se elaboró en el pre-evento y estudiar minuciosamente si han sido logrados y, de no ser así, buscar los fallos. Evaluar el impacto que hemos tenido en las redes sociales, revisar si todos los asuntos financieros están en orden, enviar agradecimientos personalizados a patrocinadores, equipo y ponentes.
¿Parece una labor gigantesca, verdad? Lo es. Y eso que en estos 10 puntos sólo hemos incluido una parte de toda la labor que se puede realizar en la organización de eventos. Para alguien que no tenga la formación y experiencia necesaria parece una tarea prácticamente imposible. De ahí que contar con un buen organizador de eventos sea imprescindible.
Razones para contar con un organizador de eventos
La principal razón es la misma por la que nos conviene contratar a un fontanero antes que intentar arreglar por nuestra cuenta las tuberías de nuestro piso y terminar inundando la cocina de la vecina de abajo: es un profesional que sabe hacer su trabajo. Vamos a desglosar esta primordial razón:
- Experiencia: el método científico de ensayo y error está muy bien para la ciencia, pero va muy mal para la organización de eventos. Si conviertes en un caos tu primer evento, posiblemente ni te permitan ni te permitas volver a intentarlo. Un organizador de eventos profesional no ensaya, aplica sus conocimientos previamente adquiridos y puestos en práctica exitosamente.
- Ahorro: un profesional sabe optimizar los presupuestos de forma que no se malgasten recursos económicos en gastos superfluos y agilizará las gestiones necesarias con su consiguiente ahorro de tiempo.
- Contactos: los profesionales cuentan con carteras propias de proveedores, ya sean de mobiliario, catering, decoración o logística con quienes suelen tener convenios que pueden significar descuentos y facilidades para los pagos necesarios.
Agencia de organización de eventos vs organizador de eventos
A la hora de buscar ayuda externa para organizar un evento, siempre nos surgirá la misma duda: contratar una organizador de eventos o una agencia.
En la práctica, no existe mucha diferencia. De hecho, una agencia organizadora de eventos, se nutre de profesionales en la organización de eventos que hacen las funciones de “Jefes de Proyecto” para coordinar las actividades propias de cada evento concreto.
Sí que puede considerarse que los organizadores de eventos, entendidos como profesionales independientes, pueden tener más verticalidad en algunos sectores. Normalmente están altamente especializados en la organización de un tipo de eventos (como los OPC’s), por lo que puede ser un acierto aprovechar todas su experiencia en este sentido.
Por contra, puede ser que un organizador de eventos, a título individual, no acepte la organización de determinados eventos que por tamaño requiera la coordinación de un equipo de personas muy grande.
Sin embargo, una agencia cuenta con metodología y contactos suficientes para abordar eventos de cualquier tamaño.
Aptitudes y habilidades de un buen organizador de eventos
- Capacidad organizativa: quien quiera dedicarse a esta profesión sabe que la organización es la clave del éxito. Los frentes en los que hay que luchar son infinitos, y hay que estar pendiente hasta del último detalle en lo que respecta a clientes, proveedores, personal y asistentes.
- Responsabilidad: tanto para afrontar los más grandes retos como para aceptar y solucionar los errores que se cometan.
- Eficiencia: no sólo hay que hacer las cosas, hay que hacerlas bien, sea cual sea el esfuerzo y el tiempo que requieran.
- Creatividad: la organización de eventos es un trabajo a tiempo completo. Hay que ser igual que una esponja, absorbiendo las nuevas tendencias y estando alerta para cazar cualquier buena idea que puedas tener o que surja de tu entorno.
- Excelentes dotes comunicativas: no sólo hay que tener buenas ideas, hay que saber comunicarlas para que tu equipo las lleve a buen puerto.
- Resolución: es una profesión contra reloj, con un tiempo muy limitado para alcanzar tus objetivos, en la que no hay tiempo para posponer los problemas. Si hoy surge un problema, hoy lo debes solucionar. Mañana siempre es tarde.
- Pasión: no es un trabajo de oficina de 9 a 5, es vocacional, una especie de arte, en el que si no te entregas apasionadamente y lo devoras, serás devorado por él.
- Profesionalidad: algo que surge de la suma de todas las anteriores.
Como ves, la profesión de organizador de eventos tiene mucha más profundidad de lo que uno puede pensar a priori. Por eso es importante contar con ellos si lo que queremos es garantizar el éxito del evento desde el principio, y que no se convierta en un riesgo para nuestra imagen.