9 tips para la acreditación de tu evento o congreso

Si tienes un amigo que es organizador de eventos, pregúntale qué tal se le dan las acreditaciones. Ya verás como vuestra amistad dura menos de lo que tarde en darte una respuesta.

Y es que son muchos los profesionales que se desesperan para que el momento de las acreditaciones sea perfecto. Debemos tener en cuenta que se trata de la primera toma de contacto de los asistentes con el evento y es aquí donde éste empieza a materializarse en la mente del individuo. Por ello, debemos anticiparnos y pensar en todos aquellos detalles que puedan jugarnos una mala pasada o convertirse en aliados.

 

1 Momento de acreditar

  • Piensa en el equipo que necesitarás para acreditar teniendo en cuenta la cantidad de personas que asistan al evento. Recomendamos utilizar una app en caso que la cifra de participantes sea importante.
  • Es importante estar en contacto con los participantes. Infórmales de novedades, controles de seguridad, llama su atención e incluso anuncia un obsequio para los que lleguen puntuales. Recuérdales también la importancia de la acreditación, sea digital o en papel.
  • Ser ordenado te evitará muchos problemas. Organiza a los asistentes según su rol en el evento: oradores, prensa, participantes, sponsors, VIP’s.
  • Intenta cumplir con el timing establecido y ¡así evitar que los asistentes se harten antes de tiempo! Intenta que cada espacio y momento sea agradable y dinámico para todos.

 

2 Las acreditaciones

  • Piensa a quién se dirigen: niños, competencia, estudiantes, clientes potenciales, ¿hipsters?. El mensaje debe dirigirse al público que escojas como tu target.
  • Siempre claras y concisas, deben incluir la información necesaria para la identificación de la persona. Sobretodo, ¡no te pases con las palabras! Recuerda: Less is more.
  • Lo suficientemente grandes para que puedan ser leídos claramente en todo momento del día, incluso de la noche después que algunos ya hayan desarmado al barman. Se aconseja un tamaño A6 aproximadamente.

Soporte: Dependiendo del material que escojamos podremos añadirle más o menos información y tecnología como explicaremos más adelante. Las opciones más utilizadas son las siguientes:

  • Cartón grueso: El más económico.
  • Papel a caras con funda de plástico: El más personalizable.
  • PVC: El más tecnológico.

Lanyard: La cinta que aguanta la acreditación se puede personalizar con el color y logo del evento o incluso podemos añadir los partners más importantes.

Información: Por un lado tenemos la información general como mapa del venue, agenda, sitios de interés, cupones de comida o descuentos. Por otro lado, información individual de cada asistente como nombre, apellidos, cargo, empresa, foto o QR. 

TIP: Añadir el QR de descarga de la app aumentará de forma muy significativa la adopción y el uso durante el evento.

3 Impresión Onsite

Esta opción empieza a recortar tiempos respecto a la tradicional impresión previa de todas las acreditaciones. Tan solo con identificar correctamente los asistentes en al entrada podremos imprimir el distintivo y entregar la acreditación en pocos minutos. También nos permitirá inscribir nuevos asistentes que no estén registrados.

Si usamos el soporte a papel por caras el sistema onsite solo imprime la parte individual de cada asistente por lo que la impresión es realmente rápida. Si por el contrario usamos el soporte de pvc el sistema tan solo introducirá el identificador de la persona en el chip consiguiendo aumentar aún más la velocidad de entrega. Más velocidad, menos cola 🙂

 

4 QR o NFC para control de acceso

El QR y NFC se han convertido en un elemento clave para identificar y contabilizar los asistentes ya sea para entrar al recinto o en alguna sala en concreto. Tan solo con unos cuantos smartphones y un poco de personal podemos conseguir controlar el acceso con facilidad. Conociendo el número de asistentes podremos dinamizar mejor las ponencias, saber cuántos menús debemos cocinar, entregar certificados o simplemente medir el éxito del evento.

Prácticamente todos los servicios de control de acceso y acreditación ya incluyen esta opción. La versión QR es más utilizado gracias a que podemos utilizar cualquier smartphone como lector. Tan solo instalando la app de control podremos leer la acreditación y saber al instante cuantas personas han entrado o salido de ese espacio. Por otro lado, la versión NFC se sigue utilizando para ferias y funciones muy especificas gracias a su versatilidad y velocidad. Siempre ligado a dispositivos lectores de NFC como ya incluyen muchos smartphones.

 

5 Lead Scanner para expositores

Generar valor medible es un reto determinante para conseguir atraer el máximo de expositores a nuestro evento. No olvidemos que para ellos es siempre una acción de alto coste así que toda métrica que les permita justificar la inversión va a ser muy importante. Por este motivo, des de hace unos años, cuantificar el número de leads o nuevos clientes que se contactan se ha convertido en una métrica indispensable, y con ello, el dispositivo Lead Scanner se ha convertido en una funcionalidad obligatoria.

Aunque depende del software que utilicemos básicamente permite a los expositores leer el QR o NFC que el asistente disponga en su acreditación. De esta forma podremos guardar y contabilizar el número de nuevos posibles clientes que hemos abierto. Dependiendo del software y el evento se podrá consultar o extraer los contactos para poder contactar posteriormente.

PRO TIP: Utilizar Lead Scanner combinado con la app de networking permitirá a los expositores mostrar su versión más humana y establecer conexiones mucho más personales.

6 Acreditación con Cashless

Aunque es más común entre festivales, cada vez más esta opción se esta usando en grandes eventos y ferias para conseguir aumentar el consumo en el recinto. A nadie le gusta las grandes colas que se generan a la hora de comer así que disponer de esta opción seguro que va a mejorar la experiencia de los asistentes.

 

7 Pdf directo a tu e mail

Recibir la entrada por correo es un punto muy actual en los eventos. Pero si encima esta entrada se puede imprimir, doblar y introducir en la funda de plástico para entrar al evento… Eso es ganar tiempo 🙂

Esta opción siempre irá de la mano de impresión onsite y un buen control de acceso ya que seguro que tendremos situaciones fuera de control. Aunque empezó usándose en eventos gratuitos o de compra de entrada online con plataformas especializadas como Eventbrite o Ticketea, cada vez más encontramos servicios completos de acreditación que incorporan esta opción.

PRO TIP: Sabías que también puedes enviar las acreditaciones por correo ordinario, ya impresas, directamente a la dirección de los asistentes? Es una forma muy especial y sorprendente de invitarlos.

 

8 Mi entrada en la App móvil

Otra forma digital de disponer de nuestra acreditación es habilitando la sección «Mi entrada» en la app del evento.  Esto nos permite acceder fácilmente a la acreditación para que nadie tenga que buscar emails perdidos en el último momento. En muchas apps para eventos esta sección ya incorpora el QR identificativo personal con el que podremos habilitar otras opciones como Lead Scanner.

PRO TIP: Puedes sincronizar el sistema de entradas y activar este módulo des de plataformas de creación de apps para eventos y congresos como Meetmaps.

9 Wearables

Si dispones de un buen presupuesto y quieres impactar con tecnología esta es tu opción. Una forma fácil de generar interacción entre asistentes y expositores, generar leads y lanzar notificaciones. Aunque existen otras soluciones más económicas que cubren esta necesidad como las apps para eventos de Meetmaps, seguro que pronto podremos asistir a ferias como lo hacen los amigos de Loopd en este vídeo:

 

Recuerda que el uso de las acreditaciones ayuda a mantener un impacto permanente de los mensajes de la marca, slogans y logotipos ante clientes e invitados durante toda la celebración. Además, fortalece ciertos aspectos inherentes a la psicología de los seres humanos como la pertenencia a un grupo.

Esperamos que con estos consejos, el manejo de las acreditaciones no te resulte tan complicado y retomes tu amistad 🙂